Sistema de Bibliotecas Universidad de Santander

Programa de Especialización en Administración de Proyectos – Facultad de Postgrado – Especialista en Administración de Proyectos – Universidad de Santander UDES – Campus Cúcuta – 2019.

El funcionamiento de una empresa se basa en la realización de actividades, para las cuales deben existir unos procedimientos determinados y una sincronización entre cada una de las áreas que la conforman, las cuales deben tener un control interno que permita su evaluación y monitoreo. En este sentido, surge la necesidad de definir los roles y responsabilidades de las personas que intervienen en el área de cartera de la empresa Gaseosas Hipinto S.A.S. y documentar sus
procedimientos debido a que actualmente el área tiene un ambiente de control débil siendo éste la base de los demás componentes de control en un sistema de control interno, dado que no están estructuradas las actividades del área, no hay asignación de autoridad al interior del área ni responsabilidades claramente definidas y se carece de una cultura de autocontrol. En los últimos 2 años se han presentado novedades en el área de alto impacto operativo y financiero para la empresa, derivadas de errores en la contabilización de pagos de cartera, facturación, apropiación y/o hurto de dineros y alta rotación del personal, que han afectado el normal funcionamiento del área y demás áreas que dependen de ésta.
Como resultado se crea este proyecto fundamentado en las buenas prácticas de la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK 6ª Edición, de la cual se adoptaron para el proyecto cinco (5) áreas de conocimiento a criterio del autor: Gestión de alcance, tiempo, costos, comunicaciones e interesados. A su vez, se aplicó el ciclo de mejoramiento continuo PHVA con el propósito de proponer una mejora al área en la realización de las actividades de forma organizada y eficaz.
Dentro del proyecto se elaboró un manual de funciones para el cargo principal del área, un manual de procedimientos con el diagrama de flujo del proceso y los formatos requeridos, y un documento con los indicadores de gestión y su medición, dando un aporte para la formalización de las actividades propias del área y fortalecimiento del ambiente de control.